viernes, 27 de noviembre de 2015

Técnicas de organización

Organigramas- son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización.

Por su objeto 
- Estructurales. Muestran solo la estructura administrativa.
- Funcionales. Indican además de las áreas, los principales funciones del departamento.
- Especiales. Destacan características particulares. 

Por su área 
- Generales. Representan a toda la organización.
- Departamentales. Representan solo un departamento o sección. 

Por su contenido
- Esquemáticos. Contiene solo las áreas principales, no incluyen detalles.
- Analíticos. Son sumamente detallados y técnicos. 

Plan estratégico

Conocido también como plan de negocios es el documento donde se establece los elementos del proceso de planeación.  

Plan estratégico:
- Filosofía organizacional. Es el conjunto de postulados, valores, creencias y compromisos que orientan la vida de los organización. 
- Valores. Son pautas de comportamiento o principios que orientan la conducta de los individuos.
- Misión. Es la razón de ser de la organización; es la definición amplia del propósito y de la actividad fundamental de la empresa.
- Visión. Es el enunciado que describe el estado al que se aspira  la organización en el futuro.
- Objetivos. Representan los resultados que la empresa piensa obtener; deben ser medibles, alcanzables y cuantificarlos.
- Estrategias. Son alternativas o cursos de acción que muestran los medios y recursos que deben emplearse para lograr los objetivos.
- Políticas. Son guías para orientar la acción son criterios y lineamientos generales para observar en la toma de decisiones. 
- Programas. Define el tiempo requerido la secuencia de actividades específicas y los responsables para alcanzar los objetivos.
- Presupuesto. Determinar por anticipado en términos cuantitativos de los recursos para un periodo en específico. 

Planeación

Es la definición de escenarios futuros y la determinación del rumbo de la organización, para definir la estrategia con la finalidad de lograr los objetivos futuros con una mayor probabilidad de éxito. 
  

Código de ética

Los códigos de ética permiten a las empresas incorporar e implementar a través de declaraciones de principios y valores, fundamentos morales y éticos de carácter universal, dentro de la vida diaria de una organización.  El código de ética en una empresa, debe surgir como una parte integral de la cultura organizacional . Esta cultura organizacional determina los patrones, valores, símbolos, lenguaje, historias y prácticas de la empresa, los cuales se ven reflejados en la forma en que sus directores, gerentes o administradores la conducen, y cómo los colaboradores se desempeñan en la misma.  El código de ética es un documento que recoge todos los elementos anteriormente enunciados y que permite a la organización contar con lineamientos claros que establecen pautas de conducta que deben respetarse tanto por los directivos y/o dueños, como por los colaboradores de una empresa en sus acciones diarias.

Integración


La integración es la etapa por medio de la cual se eligen los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones. 
 
Principios que se aplican en la integración de los recursos humanos: 

  Provisión de elementos necesarios: a cada miembro de la empresa se le debe proporcionar los elementos necesarios para enfrentar la eficiencia la necesidad de su puesto.
  Calidad de proveedores: en ningún caso debe sacrificarse la calidad de los insumos, ya sean materiales o tecnológicos en áreas de un menor costo.
  El hombre adecuado para el puesto adecuado: las personas que se integran a la organización deben reunir los requisitos para desempeñar su labor correctamente. 

Dirección

Es la ejecución del proceso administrativo mediante el ejercicio de la toma de decisiones, de la motivación, de la comunicación y el liderazgo.

Etapas del proceso de dirección: 

  Toma de decisiones: es el proceso sistemático y racional mediante el cual se selecciona de entre varias alternativas el curso de acción óptimo.
  Motivación: es la actividad del líder que impulsa al equipo a moverse los conduce e impulsa la acción.
  Comunicación: se define como el proceso mediante el cual se transmite y recibe información.
  Liderazgo: es la capacidad de influir y guiar a un grupo hacia el logro de una visión. 

Control

Es la evaluación y medición de resultados para detectar, prever y corregir, desviaciones , con la finalidad de mejorar continuamente los procesos.
 Establecimiento de estándares: un estándar o indicador es una unidad de medida que sirve como Modelo guía o patrón para estructurar el control.
 Medición: consiste en medir la ejecucucion y los resultados mediante la aplicación de unidades de medida con la finalidad de detectar desviaciones.
 Corrección: consiste en la aplicación de medidas para eliminar las desviaciones en relación con los estándares.
 Retroalimentación: proporciona elementos para efectuar mejoras en el sistema administrativo para eliminar fallas y errores. 


Tipos de organigramas

Microadministrativos: pertenecen a una sola organización, ya sea en conjunto o bien, a alguna de las áreas que la conforman.

Macroadministrativos: son la representación gráfica de más de una entidad.

Mesoadministrativos: en estos se representa a varias entidades de un sector o bien al sector en su totalidad.

Generales: aquí se representa a una cierta organización en su totalidad y las relaciones que existen dentro de esta.

Específicos: representan a un departamento o área puntual de la entidad y cómo este se organiza.

Horizontales: en estos las unidades son desplegadas de izquierda a derecha colocando al titulas en el extremo izquierdo. Las relaciones entre las unidades se representas mediante líneas horizontales y las jerarquías se ordena en columnas.


Verticales: las unidades se despliegan de arriba hacia abajo y el titular se ubica en el extremo superior y las jerarquías se despliegan de manera escalonada.

Mixtos: estos son una combinación de los dos anteriores, por lo que permiten un mayor despliegue.

Integrales: en ellos se representan todas las unidades administrativas de la empresa y las relaciones jerárquicas o de dependencia que se establecen entre las mismas.

Funcionales: a los elementos de los integrales se le agrega una reseña de las funciones más importantes de cada área.

De puestos, plazas y unidades: en estos se señala qué puestos se necesitan para cada unidad, el número de plazas que existen y que se requieren. A veces incluyen los nombres de quienes integran las plazas.


Organización

División del trabajo: 
Es la separación y delimitación de las actividades con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y mínimo de esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento del trabajo. 
  • Jerarquizacion: Se refiere a la disposición de funciones por orden de rango, grado o importancia.
  • Departamentalizacion: Es la división o agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especificas con base en su similitud.
  • Descripción de funciones, actividades y responsabilidades: Es la recopilación ordenada y clasificada de todos los factores y actividades necesarias para llevar a  cabo el trabajo de la mejor manera.
Coordinación:
Se refiere a sincronizar y armonizar los esfuerzos, las líneas de comunicación y autoridad deben ser fluidas y se debe lograr la combinación y la unidad de esfuerzos bien integrados y balanceados en el grupo social.


lunes, 23 de noviembre de 2015

Proceso administrativo

Ética de la administración

La ética se pude definir como el punto de vista de las cuestiones morales que busca un individuo sobre todo, una respuesta, una orientación práctica respecto a los problemas concretos de la sociedad y por eso incluye las cuestiones que se manifiestan en la visa política, económica y social.

En las empresas existen ciertas normas que de cierto modo van de la mano con lo ético, lo importante no es que existan estas normas sino sabernos dejar regir por ellas. Como por ejemplo un propietario tiene la responsabilidad de llevar un registro de todo lo que pasa dentro de su negocio y registrar los ingresos a aquellas agencias encargadas de auditar, seria ético que la persona reporte toda la actividad económica que ha ocurrido durante ese periodo dentro de su negocio y no sería adecuado que solo reporte parte de la misma. 

Llevar una conducta ética en la administración no solo contribuye a que el negocio siempre va a fluir de manera eficaz, esto hace que tenga un atractivo puesto que cuando se administra bajo todos los requisitos pertinentes y a su vez son plenamente cumplidos se goza de beneficios a la hora de hablar de estado creditito, otro factor que influye fuertemente a la de ser considerados por otras instituciones o ayudas.

Modelos de los 7 "S" de mckinsey

STRATEGY (Estrategia): La manera de organizar y enfocar los recursos, para conseguir los objetivos de la organización. Podríamos compararlo con el cerebro de una organización.

 STRUCTURE (Estructura): La manera en que se organizan, se relacionan e interactúan las distintas variables como unidades de negocio. Pueden ser departamentales, geográficas (local, global o multinacional), de gestión (centralizada o descentralizada, etc.).

 SYSTEMS (Sistemas): Incluye los procesos internos que definen los parámetros de funcionamiento de la empresa y los sistemas de información son los canales por los que discurre la información. Los procesos y la información pueden compararse con la sangre que fluye por un cuerpo.

STYLE (Estilo): Es el modelo de comportamiento y estilo de liderazgo establecido por la cúpula de la organización.

STAFF (Personal): Los empleados son la columna vertebral de cualquier organización y uno de sus más importantes activos. Los recursos humanos deben estar orientados hacia la estrategia.

SKILLS (Habilidades): Se refiere a las habilidades y capacidades requeridas por los miembros de la organización. Es lo que Michael Porte llama Competencias Centrales. También puede referirse al “know how”.

SHARED VALUES (Valores compartidos): Los valores compartidos son el corazón de la empresa. Lo que une a sus miembros y alinea a todos ellos en la misma dirección. Representa a los valores centrales de la compañía que se encuentran evidenciados en la misión de la misma.

 

Administración por objetivos (APO)

La administración por objetivos (APO) o administración por resultados constituye un modelo administrativo bastante difundido y plenamente identificado con el espíritu pragmático y democrático de la teoría neoclásica. Su aparición es reciente: en 1954 Peter F. Drucker, considerado el creador de la APO, publicó un libro en el cual la caracterizó por primera vez.

En realidad, la APO es un sistema dinámico que integra la necesidad de la empresa de alcanzar sus objetivos de lucro y crecimiento, con la necesidad del gerente de contribuir a su propio desarrollo. Es un estilo exigente y equilibrado de administración de empresas.

La teoría neoclásica desplazó progresivamente la atención antes puesta en las llamadas "actividades-medio", hacia los objetivos o finalidades de la organización. El enfoque basado en el "proceso" y la preocupación mayor por las actividades fueron sustituidos por un enfoque centrado en los resultados y objetivos alcanzados. La preocupación acerca de "cómo" administrar pasó a ser la preocupación de "por qué" administrar. El énfasis en hacer correctamente el trabajo más relevante para los objetivos de la organización, con el fin de lograr la eficacia.


Elementos de una estrategia eficaz

  • a) Objetivos Claros y Decisivos. Las metas específicas de las unidades subordinadas pueden transformarse al ritmo de la competencia, sin embargo las metas centrales de la estrategia para todas las unidades deben ser siempre lo bastante específicas y claras para que proporcionen continuidad y den cohesión al seleccionar las tácticas durante el horizonte temporal de la estrategia

    b) Conservar la iniciativa. Una posición reactiva prolongada engendra cansancio, hace descender la moral, cede la ventaja del tiempo e incrementa los costos, disminuye el número de posiciones disponible, y baja la probabilidad de alcanzar el éxito.

    c) Concentración y Atención. Puntos obvios, pero es mejor corroborarlos

    d) Flexibilidad. El reforzamiento de habilidades en un ámbito de acción planeado y la ubicación renovada permiten mantener a los contrincantes, con un mínimo de recursos, en relativa desventaja.

    e) Liderazgo coordinado y comprometido: Los líderes deben ser seleccionados y motivados, de tal manera, que sus propios intereses y valores coincidan con las necesidades del papel que se les asigne.

    f) Sorpresa. Se debe hacer uso en o durante la preparación de la estrategia de la velocidad, el silencio y la inteligencia para atacar, en momentos inesperados, a desprevenidos y desprovistos contrincantes. Junto con una correcta sincronización, la sorpresa puede alcanzar un éxito fuera de toda proporción en cuanto a la energía utilizada, y puede cambiar de manera decisiva posiciones estratégicas.

Valor: Servicio

Servir implica ayudar a alguien de una forma espontánea, es decir, adoptar una actitud permanente de colaboración hacia los demás sin esperar nada a cambio. Una persona servicial traslada esta actitud a todos los ámbitos de su vida: en su trabajo, con su familia, ayudando a otras personas en la calle con detalles que parecen insignificantes, pero que van haciendo la vida más reconfortante.

martes, 3 de noviembre de 2015

Los 14 Principios Calidad 

1.- Constancia en el propósito de mejorar productos y servicios

2.- Adoptar la nueva filosofía

3.- No depender más de la inspección masiva

4.- Acabar con la práctica de adjudicar contratos de compra basándose exclusivamente en el precio

5.- Mejorar continuamente y por siempre los sistemas de producción y servicio

6.- Instituir la capacitación en el trabajo

7.- Instituir el liderazgo

8.- Desterrar el temor

9.- Derribar las barreras que hay entre áreas de staff

10.- Eliminar los lemas, las exhortaciones y las metas de producción para la fuerza laboral

11.- Eliminas las cuotas numéricas:

12.- Derribar las barreras que impiden el sentimiento de orgullo que produce un trabajo bien hecho.

13.- Establecer un vigoroso programa de educación y entrenamiento

14.- Tomar medidas para lograr la transformación



Desarrollo organizacional
El campo del Desarrollo organizacional trata acerca del funcionamiento, desarrollo y efectividad de las organizaciones humanas. Una organización se define como dos o más personas reunidas por una o más metas comunes.


 Proceso del desarrollo organizacional
Recolección y análisis de datos. Determinación de los datos necesarios y los métodos útiles para recolectarlos dentro de la empresa. La recolección y el análisis de datos es una de las actividades más difíciles del desarrollo organizacional. Incluye técnicas y métodos para describir el sistema organizacional y las relaciones entre sus elementos o subsistemas, así como los modos de identificar problemas y temas importantes.
Diagnóstico organizacional. Del análisis de los datos recogidos se pasa a la interpretación y al diagnóstico para identificar preocupaciones y problemas y sus consecuencias, establecer prioridades, metas y objetivos. En el diagnóstico se verifican las estrategias alternativas y los planes para implementarlas.
Acción de intervención. Fase de implementación del proceso de desarrollo organizacional. La acción de intervención es la fase de acción planeada en el proceso de desarrollo organizacional que sigue a la fase de diagnóstico. En la fase de acción se selecciona la intervención más apropiada para solucionar un problema organizacional particular. La acción de intervención no es la fase final del desarrollo organizacional, puesto que éste es continuo. La intervención puede efectuarse mediante diversas técnicas.

Evaluación. Etapa final del proceso que funciona como circuito cerrado. El resultado de la evaluación implica modificación del diagnóstico, lo cual conduce a nuevos inventarios, nueva planeación, nueva implementación, y así sucesivamente. Esto otorga al proceso su propia dinámica, que le permite desarrollarse sin intervención externa.